KVKK Aydınlatma Metni

Veri sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca kişisel verileriniz, veri sorumlusu sıfatıyla Seemarter Güvenlik Teknolojileri A.Ş. tarafından bu metinde açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Adres: Kayabaşı Mh. Bozcaada Cd. No:12/B, Kayaşehir, Başakşehir / İstanbul. MERSİS numarası: 0001267096400001. KEP adresi: [email protected].

İşlenen kişisel veriler

• Kimlik bilgileri: ad ve soyad.
• İletişim bilgileri: e-posta adresi ve telefon numarası.
• Mesleki bilgiler: kurum adı ve unvan.
• Talep bilgileri: iletişim formu ya da e-posta yoluyla paylaştığınız kapsam ve ihtiyaç bilgileri.
• Telefon görüşmesi bilgileri: telefon hattımızdaki yapay zekâ asistanıyla yaptığınız görüşmede bizi aradığınız telefon numarası, görüşmede belirlenen randevu saati, belirttiğiniz kurum adı ve ilgilendiğiniz hizmet ile görüşmenin tarihi, süresi, sonucu, ElevenLabs'teki kayıt numarası ve kısa özeti; görüşme sırasında gerçek zamanlı işlenen sesiniz (kaydı saklanmaz).
• Sohbet bilgileri: sitemizdeki sohbet penceresinde yazdığınız adınız ve e-posta adresiniz ile yapay zekâ asistanıyla yazışmanızın içeriği; sohbette belirlenen randevu saati, belirttiğiniz kurum adı ve ilgilendiğiniz hizmet ile sohbetin tarihi, süresi, sonucu, kayıt numarası ve kısa özeti.
• İşlem güvenliği bilgileri: iletişim, randevu ve sohbet formlarının otomatik gönderimlere karşı korunması için IP adresi ve tarayıcıya ilişkin teknik bilgiler.
• Site kullanım ve pazarlama bilgileri (yalnız çerez bandında izin verdiğiniz kategorilerde): IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgileri, ziyaret edilen sayfaların adresleri, sayfalardaki etkileşimler, reklam tıklama bilgisi ve çerez tanımlayıcıları.

Kişisel verilerin işlenme amaçları

• Talebinizin değerlendirilmesi ve yanıtlanması.
• Kapsam görüşmesinin planlanması, teklif ve çalışma planının hazırlanması.
• Telefonda belirlenen randevu saatinin randevu sayfasında size gösterilmesi ve randevunun takvimde kesinleştirilmesi.
• Telefon hattımızdaki yapay zekâ asistanı üzerinden sorularınızın yanıtlanması ve randevu sürecinin yürütülmesi.
• Sitemizdeki sohbet asistanı üzerinden sorularınızın yanıtlanması ve sohbetten sonra sizinle iletişime geçilmesi.
• Telefon ve sohbet görüşmelerinin kaydının tutulması, talebinizin takibi ve hizmet kalitemizin değerlendirilmesi.
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi.
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.
• Formların ve sohbet penceresinin kötüye kullanımının ve otomatik gönderimlerin önlenmesi (bilgi güvenliği).
• Talebinize yanıt taslağı hazırlanması (yalnız isteğe bağlı açık rızanızla).
• Reklamlarımızın etkisinin ölçülmesi, sitemizin kullanımının analiz edilmesi ve size yeniden pazarlama reklamları gösterilmesi (yalnız çerez bandında ilgili kategoriye verdiğiniz açık rızayla).

Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesinde yer alan bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi ve meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenmektedir.

Telefon görüşmesinden alınan bilgiler (bizi aradığınız telefon numarası, belirlenen randevu saati, kurum adı ve ilgilendiğiniz hizmet), sizin başlattığınız randevu sürecinde bir sözleşmenin kurulmasından önceki adımlar için gerekli olması ve bu süreci yürütmedeki meşru menfaatimiz hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Görüşme sırasında sesinizin gerçek zamanlı işlenmesi, sizin başlattığınız görüşmenin yürütülmesi için aynı hukuki sebeplere dayanır. Sohbette belirlenen randevu saati, belirttiğiniz kurum adı ve ilgilendiğiniz hizmet de aynı hukuki sebeplere dayanılarak işlenir. Görüşmenin tarihi, süresi, sonucu, kayıt numarası ve kısa özeti ise talebinizin takibi ve hizmet kalitemizin değerlendirilmesindeki meşru menfaatimiz hukuki sebebine dayanılarak işlenir. Görüşmede söylenen doğrulama kodu ve görüşmenin kayıt numarası, randevu formunuzu doğru görüşmeyle eşleştirmek için aynı hukuki sebeplere dayanılarak işlenir; eşleşen görüşmenin özetinin yapay zekâ altyapısına aktarılması ise yalnız randevu formunda verdiğiniz açık rızaya dayanır.

Çerez bandındaki Ölçüm, Analiz ve Pazarlama kategorileri kapsamındaki işleme ve yurt dışına aktarım, yalnız ilgili kategori için verdiğiniz açık rızaya dayanır.

Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, yukarıda belirtilen amaçlarla sınırlı olarak ve KVKK'nın 8. ve 9. maddelerine uygun şekilde; hizmet aldığımız barındırma ve e-posta hizmet sağlayıcılarına ve talep hâlinde yasal olarak yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılabilir.

İletişim formu ya da randevu formu aracılığıyla ilettiğiniz talep bilgileri, talebinizin yanıtlanabilmesi için Hetzner Online GmbH'nin Almanya'daki sunucularında saklanır. Form içeriği ile güvenlik doğrulaması sırasında IP adresiniz ve tarayıcı bilgileriniz, sitemizin trafiğini ileten ABD merkezli Cloudflare, Inc. altyapısı üzerinden geçer ve işlenir. İsteğe bağlı yapay zekâ onayını verdiyseniz mesajınız ve, randevu formunda telefonda söylenen doğrulama kodunu girdiyseniz, o telefon görüşmesinin özeti, kimlik ve iletişim bilgileriniz çıkarılarak yanıt taslağı hazırlanması için ABD merkezli Hugging Face, Inc. ve DeepInfra, Inc. altyapısında işlenir; hazırlanan yanıt taslağı, talebiniz panelimizden silinene kadar yönetim panelimizde saklanır. Bu yurt dışına aktarımlar, formda verdiğiniz açık rızaya dayanır. Açık rızanızı dilediğiniz zaman [email protected] adresine yazarak geri alabilirsiniz; geri alma, önceki işlemleri etkilemez. Bu düzenden önce gelen talepler, ABD merkezli GitHub, Inc. altyapısındaki sürüm geçmişimizde bulunmaya devam edebilir.

Randevu formunu gönderdikten sonra teşekkür ekranındaki bağlantı ile sohbet asistanının verdiği takvim bağlantısı, randevu formunda ya da sohbet penceresinde yazdığınız ad ve e-posta adresini ve varsa telefonda ya da sohbette belirlenen randevu saatini içerir. Bu bağlantıyı açtığınızda bu bilgiler ve takvimde kendiniz girdiğiniz bilgiler, randevunun oluşturulması ve toplantı bağlantısının e-postayla gönderilmesi için ABD merkezli Calendly LLC altyapısına iletilir ve orada işlenir.

Telefon hattımızdaki yapay zekâ asistanıyla yaptığınız görüşme, ABD merkezli ElevenLabs, Inc. altyapısında gerçek zamanlı olarak metne çevrilir; asistanın yanıtlarını oluşturmak için görüşmenin metni ABD merkezli Google LLC'nin yapay zekâ modelinde işlenir. Görüşmenin başında bir yapay zekâ asistanıyla konuştuğunuz ve görüşmenin yazıya döküldüğü söylenir. Sesiniz gerçek zamanlı olarak metne çevrilmek ve asistanın ne zaman söze gireceğini ayarlamak için işlenir; bunun için ne söylediğinizin yanında tonlama, vurgu ve duygu ipuçları gibi nasıl söylediğiniz de anlık olarak değerlendirilir. Sesiniz ayrıca arka plandaki konuşmaların sizin sözünüz sayılmaması için işlenir. Ses kaydınız saklanmaz; görüşmenin yazılı dökümü ElevenLabs altyapısında tutulur ve 7 gün sonunda silinir. Yanınızdaki başka kişilerin konuşması da yazıya ve özete geçebilir. Görüşmenin başında söylenen kısa süreli saklama bu dökümle ilgilidir. Görüşme bittiğinde ElevenLabs tarafından yapay zekâ ile oluşturulan kısa bir özet, sitemizin trafiğini ileten Cloudflare altyapısı üzerinden Hetzner Online GmbH'nin Almanya'daki sunucumuza iletilir. Sitemiz görüşmeden bizi aradığınız telefon numarasını, görüşmede belirlenen randevu saatini, belirttiğiniz kurum adını, ilgilendiğiniz hizmeti, görüşmenin tarihini, süresini, sonucunu, ElevenLabs'teki kayıt numarasını ve bu özeti saklar; görüşmenin tam metni sitemizde saklanmaz. Özet saklanmadan önce içindeki rakamla yazılmış kimlik, telefon, hesap ve benzeri numaralar ile e-posta adresleri maskelenir. Bu maskeleme otomatiktir ve en iyi çaba ilkesiyle çalışır; özette geçen her kişisel bilgiyi yakalamayabilir. Numaranız, randevu saati, kurum adı ve hizmet bilgisi, randevu formuyla eşleştirilmek üzere sunucumuzda 24 saat tutulur ve süresi dolduğunda otomatik temizlikle, olağan işleyişte bir saat içinde silinir. Randevu formunu gönderirseniz, formda yazdığınız numarayla eşleşen randevu saati, kurum adı ve hizmet bilgisi talebinizin kaydına eklenir ve bu 24 saatlik eşleştirme kaydı hemen silinir; görüşmenin aşağıda açıklanan kaydı bundan etkilenmez. Görüşmede randevu konuşulursa asistan size dört haneli bir doğrulama kodu söyler. Bu kod ve görüşmenin ElevenLabs'teki kayıt numarası sunucumuzda en çok 24 saat tutulur; kodu randevu formuna yazarsanız talebiniz o görüşmeyle eşleştirilir ve kod silinir. Kod yazmazsanız eşleştirme telefon numarasıyla yapılır ve görüşme özeti yapay zekâya gönderilmez. Görüşmenin kaydı (yukarıdaki bilgiler ve özet) yönetim panelimizde altı ay saklanır. Altı ayı dolan kayıtlar otomatik temizlikle silinir; temizlik sunucumuz çalışırken düzenli olarak ve her görüşme, sohbet ya da panel işleminde yapılır.

Sitemizdeki sohbet penceresinde yazışmaya başlamadan önce yazdığınız ad ve e-posta adresi, iletişim formundaki gibi Hetzner Online GmbH'nin Almanya'daki sunucularında saklanır. Yazışmanız ABD merkezli ElevenLabs, Inc. altyapısında işlenir; asistanın yanıtlarını oluşturmak için yazışmanın metni ABD merkezli Google LLC'nin yapay zekâ modelinde işlenir. Asistana yalnızca size hitap edebilmesi için adınız iletilir; e-posta adresiniz iletilmez. Asistanın verdiği takvim bağlantısına adınız ve e-posta adresiniz asistan tarafından değil, tarayıcınızda eklenir; bağlantıyı siz açarsanız bu bilgiler Calendly'ye iletilir. Sohbet bağlantısı tarayıcınızdan doğrudan ElevenLabs'e kurulduğu için IP adresiniz ve tarayıcı bilgileriniz de ElevenLabs tarafından işlenir. Yazışmanın dökümü ElevenLabs altyapısında tutulur ve 7 gün sonunda silinir. Sohbet bittiğinde ElevenLabs tarafından yapay zekâ ile oluşturulan kısa bir özet sunucumuza iletilir; bu özet, sohbetin tarihi, süresi, sonucu, ElevenLabs'teki kayıt numarası, sohbette verdiğiniz ad, sohbette belirlenen randevu saati, belirttiğiniz kurum adı ve ilgilendiğiniz hizmetle birlikte Hetzner Online GmbH'nin Almanya'daki sunucumuzda altı ay saklanır ve talep kaydınızla eşleştirilir. Özet saklanmadan önce içindeki rakamla yazılmış kimlik, telefon, hesap ve benzeri numaralar ile e-posta adresleri maskelenir. Bu maskeleme otomatiktir ve en iyi çaba ilkesiyle çalışır; özette geçen her kişisel bilgiyi yakalamayabilir. Yazışmanın tam metni sitemizde saklanmaz. Altı ayı dolan kayıtlar otomatik temizlikle silinir; temizlik sunucumuz çalışırken düzenli olarak ve her görüşme, sohbet ya da panel işleminde yapılır. Bu aktarımlar, sohbet formunda verdiğiniz açık rızaya dayanır.

Explee üzerinden yürüttüğümüz iş e-postası kampanyalarına yanıt veren kişilerin yazışmaları, yanıt ve toplantı notu taslağı hazırlanması için kimlik ve iletişim bilgileri çıkarılarak ABD merkezli Hugging Face, Inc. ve DeepInfra, Inc. altyapısında işlenir. Bu işleme, kurduğumuz iş iletişimini yanıtlamaya yönelik meşru menfaatimize dayanır. Hazırlanan taslak, yönetim panelimizde 30 gün saklanır ve sonra silinir.

Talep, randevu, telefon ve sohbet görüşmeleri ile Explee yazışmaları hakkında ekibimizi bilgilendirmek için adınız, kurum ya da şirket adınız, unvanınız, ilgilendiğiniz hizmet, randevu saatiniz ve talep kodunuz ile formda yazdığınız notun ve görüşme özetinizin, iletişim bilgileri, rakamla yazılmış numaralar ve kayıtlarımızdaki adınız, unvanınız ve kurum adınız otomatik olarak maskelenmiş hâli (maskeleme metinde geçen başka kişi ya da kurum adlarını yakalamayabilir), Avrupa Ekonomik Alanı dışında yerleşik Telegram Messenger Inc.'in yazışma uygulamasında ekibimizin kapalı grubuna aktarılır; bu, kişisel verilerinizin yurt dışına aktarılmasıdır. Bu aktarım, talebinizi yanıtlamak ve görüşmeye hazırlanmaktaki meşru menfaatimize dayanır.

Sitemizin trafiği ABD merkezli Cloudflare, Inc. altyapısından geçer; Cloudflare, sayfa görüntülemelerini ve sayfa yükleme performansını ölçmek için sayfalarımıza çerez kullanmayan bir ölçüm betiği (Cloudflare Web Analytics) ekler. Bu ölçümde IP adresiniz en yakın Cloudflare veri merkezinde atılır ve saklanmaz. Bu işleme, sitemizin çalışmasını ve performansını izlemeye yönelik meşru menfaatimize dayanır.

Çerez bandında seçtiğiniz kategorilere göre IP adresiniz, tarayıcı ve cihaz bilgileriniz, ziyaret ettiğiniz sayfaların adresleri, sayfalardaki etkileşimleriniz ve reklam tıklama bilgisi ABD merkezli Google LLC'ye aktarılır: Ölçüm'de reklamlarımızdan gelen talep formu gönderimlerini ölçmek, Analiz'de sitemizin kullanımını Google Analytics ile analiz etmek, Pazarlama'da size Google'da ve iş ortaklarının sitelerinde reklamlarımızı yeniden göstermek (yeniden pazarlama) için. Google bu verileri ayrıca reklam ölçümü ve dönüşüm modellemesi için kullanabilir. Google Analytics'teki olay verileri iki ay saklanır. Bu işleme ve aktarım, bantta her kategori için ayrı ayrı verdiğiniz açık rızaya dayanır; rızanızı sayfanın altındaki "Çerez tercihleri" bağlantısıyla dilediğiniz zaman, kategori bazında geri alabilirsiniz. Verileriniz, Türkiye'deki koruma düzeyinin sağlandığına dair yeterlilik kararı bulunmayan bir ülkede işlenebilir; bu durum, haklarınızı kullanmanızı güçleştirebilir.

Toplama yöntemi

Kişisel verileriniz, internet sitemizdeki iletişim formu, randevu formu ve sohbet penceresi (formlardaki güvenlik doğrulaması dahil), çerez bandında izin verdiğiniz çerezler, telefon hattımızdaki yapay zekâ asistanıyla yapılan görüşme, randevu için kullandığınız takvim hizmeti, e-posta ve görüşmeler aracılığıyla elektronik ortamda toplanmaktadır.

KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca veri sorumlusuna başvurarak aşağıdaki haklarınızı kullanabilirsiniz:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme.
• Kanunda öngörülen şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Başvuru yöntemi

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi [email protected] e-posta adresi üzerinden yazılı olarak iletebilirsiniz. Başvurular, niteliğine göre en kısa sürede ve mevzuatta öngörülen süreler içinde sonuçlandırılır.